1 Теоретические аспекты автоматизации кадрового агентства
1.1 Понятие рекрутингового агентства и специфика его деятельности
Рекрутинговое агентство - это организация, оказывающая услуги по подбору персонала для фирм - заказчиков.
По своей сути, рекрутинговое агентство - это посредник между работодателем и соискателем вакансии, своего рода буфер, являющийся гарантом того, что компания получит именно такого специалиста, который ей необходим, а специалист - достойные условия труда и обещанную компанией заработную плату.
В современной литературе, наряду с термином рекрутинговое агентство, активно используется понятие кадровое агентство, которые являются тождественными, а специалистов кадровых агентств нередко называют рекрутерами.
Именно рекрутинговые агентства способствуют созданию цивилизованного рынка труда, и это касается не только человека, который ищет работу, но и работодателя. Специалисты рекрутинговых агентств изучают динамику рынка труда, тенденции его развития, изменения уровня заработных плат и требований к кадрам, консультируют компании по кадровым вопросам, организуют и проводят семинары, «круглые столы», тренинги, публикуют материалы, посвященные рынку труда и управлению персоналом. Кроме того, кадровые агентства консультируют по вопросам планирования карьеры и оказывают помощь высококвалифицированным специалистам в получении достойной работы.
Первые рекрутинговое агентства в России появились в конце 80-х годов прошедшего столетия, а в 1995 году была выдвинута идея создания профессиональной организации рекрутеров. Через год (в 1996 году) состоялась первая конференция руководителей 50 ведущих кадровых агентств России и была утверждена Ассоциация консультантов по подбору персонала (АКПП), а также принят профессионально-этический кодекс консультанта по подбору персонала. Цель создания АКПП состоит в развитии цивилизованного рынка подбора персонала в РФ и странах СНГ и формировании профессионально-этических стандартов работы консультантов по подбору персонала.
В ноябре 1999 года десять ведущих российских рекрутинговых структур объявили о создании единой сети специализированных кадровых агентств, в которую вошли ведущие агентства Москвы, занимавшие, по некоторым оценкам, в то время около 25% столичного кадрового рынка. Агентства договорились обмениваться заказами в соответствии со своей специализацией. Стимулом к объединению стало стремление к разделу рынка с целью снижения уровня конкуренции, а также выход на региональные рынки. С тех пор конференции АКПП проводятся ежегодно. В настоящее время к ассоциации примкнуло большинство известных московских и региональных кадровых агентств. АКПП проводит семинары и тренинги для рекрутеров.
Рис. 1.1 - Реестр аккредитованных агентств, согласно закону ФЗ-116
Сделав анализ реестра аккредитованных агентств 2017 г., можно сделать вывод, что основное число зарегистрированных агентств приходиться на г. Москва и МО это 61 агентство или 35,7% от общего числа зарегистрированных агентств. Также в тройку городов-лидеров входит г. Санкт-Петербург – 39 агентств или 22,8%, г. Ижевск - 19 агентств или 11,1% от общего числа зарегистрированных агентств. Ситуация же складывающаяся в других субъектах и городах России иная. Прежде всего хотелось отметить, один из положительных фактов, что рынок рекрутинговых услуг не сконцентрирован только в центральном районе страны, а сеть рекрутинговых агентств размещена по всей России. Также в основном агентства действуют только в административных центрах субъектов РФ, причем по количеству агентств этот цифра варьируется от 1 до 3х агентств в одном субъекте РФ. Но зная специфику данного рынка, нельзя оценивать эти показатели не эффективными, в связи с тем, что у крупных рекрутинговых агентств с генеральным офисом в одном городе (например, Москва) есть сеть филиалов, размещенных по всей России. Так крупнейшая международная компания «Kelly Services», предоставляющая решения по аутсорсингу и управлению персоналом, имеет 16 офисов в таких крупных городах России, как: Москва, Санкт-Петербург, Великий Новгород, Владивосток, Екатеринбург, Казань, Калуга, Краснодар, Красноярск, Липецк, Нижний Новгород, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Самара, Тюмень, Уфа.
Рынок подбора персонала активно развивается, появляются как новые инструменты поиска кандидатов, как и новые способы взаимодействия между компаниями-заказчиками и рекрутинговыми агентствами (рекрутерами). Так в феврале 2015 года запустился новый российский сервис по подбору персонала JungleJobs, в июне 2015 года компания перечислила рекрутерам около 1 млн. рублей. Несмотря на то, что рекрутинг в России существует сравнительно небольшой период времени, российские рекрутинговые агентства достигли высокого уровня по качеству оказания услуг и могут конкурировать с западными агентствами. Таким образом, какие бы сложности ни претерпевал рынок труда, потребность в высококвалифицированных сотрудниках всегда будет оставаться актуальной, а значит, деятельность рекрутинговых агентств будет еще более востребованной. Деятельность любого кадрового агентства складывается из трех основных составляющих: поиск, оценка и подбор персонала на определенные вакансии, имеющиеся у работодателей. Особое внимание уделяется соответствию профессиональных и личностных компетенций кандидата требованиям работодателя (рис. 1.2).
Рис. 1.2 – Виды рекрутинговых агентств
Рекрутинговое (кадровое) агентство выясняет профессиональный уровень кандидата и его психологические характеристики - мотивацию, гибкость и способность адаптироваться в коллективе. Также агентство берет на себя и задачи по проверке рекомендаций. Некоторые агентства расширяет спектр услуг, предлагая лизинг и аутстаффинг персонала, аутплейстмент, кадровый консалтинг, обучение сотрудников. Кроме того, рекрутинговое (кадровое) агентство может провести анализ совпадения стратегических целей компании с личными планами кандидата. Агентства могут подбирать как квалифицированных рабочих, так и директоров предприятий. Все зависит от специализации оказываемых услуг. Есть агентства, подбирающие персонал по профессиональной, квалификационной или отраслевой принадлежности.
Регулярно взаимодействуя с большим количеством компаний и огромным количеством кандидатов, рекрутинговое агентство постоянно находится в центре потока актуальной информации о рынке труда.
Рис. 1.3 – Услуги, оказываемые рекрутинговыми агентствами
В динамично изменяющейся бизнес среде возможность оперативного получения актуальной информации позволяет быстро и полно анализировать текущие тенденции и, как следствие, принимать верные решения.
Информация о текущем состоянии и тенденциях изменения уровня заработных плат специалистов в различных отраслях бизнеса является одним из важнейших инструментов бизнес - планирования.
Современными рекрутинговыми агентствами накоплен обширный опыт в исследованиях заработных плат и компенсаций для компаний - клиентов из различных сегментов бизнеса. Постоянно успешно выполняются масштабные региональные аналитические исследования рынка труда.
Основные цели деятельности любого рекрутингового (кадрового) агентства заключаются в следующем:
– предоставлять актуальную информацию об уровне заработных плат наиболее востребованных специалистов из наиболее динамичных, отраслей;
– наглядно демонстрировать тенденции в динамике изменений заработных плат;
Современные исследователи определяют две группы основных задач агентств:
1) это задачи, относящиеся к клиенту:
– поиск и подбор персонала в соответствии с требованиями работодателя;
– надежность подбора, то есть представляемого специалиста;
– подбор в строго оговоренный контрактом срок.
Надежность подбора – это ответственность и гарантии, которые берет на себя рекрутинговое агентство. Ответственность агентство несет за то, что представленный кандидат способен четко решать задачи того уровня, который необходим. Гарантии в зависимости от серьезности позиции длятся от 3 до 6 месяцев. Сроки выполнения заказа зависят от уровня подбираемого специалиста.
2)задачи, относящейся к самому агентству:
– рентабельность деятельности агентства,
– поиск и обучение собственных кадров;
– создание имени и продвижение марки на рынке кадровых услуг.
Команды специалистов аналитического отдела, специализирующихся на обзорах заработных плат и компенсаций, могут предоставить информацию, отражающую общие тенденции рынка, которая может служить базой лишь для формирования общей политики компании в отношении уровня зарплат и компенсаций. При этом важно понимать, что для непосредственного принятия решения об изменениях уровня заработных плат и компенсаций, необходимы более тонкие исследования конкретной отрасли бизнеса и анализ внутренней ситуации в конкретной компании.
Необходимо отметить, что в последнее время становится сложно найти высококвалифицированного специалиста, который бы находился в свободном поиске нового места работы и готов бы был немедленно войти в штат какой-либо компании. Если работодатель точно знает, какого профиля сотрудник ему нужен, а также уверен, что сможете адекватно оценить его профессиональный уровень и предложить ему благоприятные условия работы, то для такого работодателя достаточно только провести подбор нескольких сотрудников, отвечающих заявленным работодателем требованиям.
Деятельность по подбору персонала можно разбить на несколько этапов. Для того чтобы рекрутинговое агентство предоставило такую услугу как подбор персонала от работодателя необходимо, получить заявку на подбор.
Первый этап подбора персонала – это получение заявки на подбор. Заявка на подбор - это «стартовый» документ для процедуры подбора. Составляет его непосредственный руководитель, визирует начальник подразделения. В заявке указываются: дата открытия вакансии, название отдела, должностные обязанности и некоторые другие условия. К заявке прилагается копия должностной инструкции, если вакантная должность новая.
Эксперты выделяют следующие типичные ошибки при составлении заявки на подбор персонала:
– отсутствие либо некорректное указание срока подачи заявки (это важно при регламентированных сроках подбора);
– номинальное обозначение функциональных обязанностей (в лучшем случае руководители переадресовывают к должностной инструкции, которая не отражает нюансов, характерных именно для этой должности, данного подразделения);
– отнесение желаемых требований к разряду обязательных, что значительно сужает круг соискателей;
– неполное, формальное заполнение документа.
Второй этап подбора персонала: Экспертиза вакансии. Экспертиза вакансии служит ответом службы персонала на заявку руководителя и позволяет сделать следующее:
– Фиксировать дату поступления заявки в группу подбора (бывает так, что начальник заполняет ее, а передает только через неделю, что влечет за собой увеличение сроков подбора, а это влияет на KPI группы подбора).
– Проверить наличие данной вакансии в соответствующих организационных документах. Если такой должности нет в штатном расписании, требуется служебная записка о введении новой единицы. Если ее нет в плане подбора, значит, она является внеплановой, что дает возможность предлагать руководителю подразделения иные формы подбора (через кадровое агентство, самостоятельно, силами группы подбора после закрытия одной из плановых вакансий).
Ознакомить руководителя с ситуацией на рынке - соответствуют ли требования к кандидату предлагаемому уровню оплаты (необходимо либо провести обзор заработных плат, либо иметь опыт подбора подобных специалистов).
По заявке сверяется наличие рабочего места. Если его нет - уточняются сроки его подготовки. Это очень важный момент: иногда бывает так, что сотрудник уже найден, а работать ему негде. Определяется категория, плановые сроки подбора. Руководитель получает информацию о том, кто из менеджеров по подбору назначен ответственным за закрытие данной вакансии.
Руководитель организации должен подтвердить возможность использования ресурса кадровых агентств с акцентом на бюджет подразделения, чтобы избежать ситуации, когда после закрытия вакансии и выхода специалиста на работу руководитель сообщает, что он был не в курсе необходимости оплаты.
Существуют следующие преимущества составления экспертизы вакансии:
– стимулирование руководителей планировать деятельность по подбору персонала (внеплановая вакансия является неприоритетной для группы подбора);
– ознакомление руководителей подразделений с плановыми сроками закрытия конкретной вакансии;
– напоминание о необходимости заблаговременной подготовки рабочего места;
– подтверждение использования группой подбора ресурсов кадрового агентства (бюджет подразделения);
– экспертная оценка соответствия уровня оплаты и требований к кандидатам (позволяет сразу исключить неликвидные заявки).
Третий этап подбора персонала: Проведение собеседования. При подборе персонала кадровыми агентствами особое внимание отводится технике проведения собеседований.
При проведении собеседования рекрутерам нужно учитывать:
– интервью следует проводить не с позиции вышестоящего, а с позиции сотрудничества с кандидатом;
– во время беседы важно поддерживать позитивный настрой и излучать положительные эмоции. У претендента должно появиться желание работать именно в этой организации;
– не только пришедший в компанию кандидат «продает» свои навыки - руководитель также «продает» свою компанию специалисту;
– при формировании команды очень важную роль играет психологическая совместимость нового сотрудника как с начальником, так и с коллективом.
Кроме того, интервьюерам можно предложить перечень вопросов для собеседования с указанием значения и смысловой нагрузки каждого из них (для чего задается, что ожидается услышать в ответ, как оценить кандидата).
Четвертый этап подбора персонала: Оценка кандидатов. После проведения собеседования наступает момент оценки всех кандидатов. Специалист кадрового агентства, ответственный за собеседование, выявляет степень соответствия соискателя требованиям фирмы – заказчика, определяет целесообразность предъявления кандидата заказчику.
Сначала в оценочном листе выставляются оценки по всем заявленным заказчиком критериям, затем подсчитывается общая сумма и выводится среднее арифметическое значение. Это и есть результат. В подборе персонала целесообразно использовать оценочный лист. Этот документ можно создавать для каждой вакансии либо сформировать универсальный бланк. Содержит совокупность определяемых у кандидата компетенций: корпоративных, профессиональных, личностных. Заполняется в ходе интервью, приобщается к анкете/резюме и является основой для создания сопроводительного письма. Позволяет оценивать соискателей по единой шкале и отойти от интуитивного отбора.
При направлении кадровым агентством кандидата к работодателю целесообразно составить сопроводительное письмо, в котором перечисляются основные анкетные данные, приводится краткая характеристика квалификации и дается экспертная оценка моделей поведения и ценностных установок. Документ включает данные из оценочного листа (сильные/слабые стороны), описание рисков (например, неготовность к ненормированному графику, наличие маленьких детей и т. д.), дополнительную информацию (причины поиска работы, хобби), зарплатные ожидания кандидата.
Грамотно составленное сопроводительное письмо подчеркивает профессионализм специалистов кадрового агентства. При заполнении документа специалист должен помнить, что любую характеристику кандидата (тип мышления, вид мотивации и т. д.) он должен быть готов расшифровать и подтвердить фактами.
Таким образом, можно отметить, что любое кадровое агентство в своей профессиональной деятельности должно руководствоваться определенными задачами, касающимися, в первую очередь, фирмы – заказчика, а, затем, своими собственными интересами. Основная задача кадрового агентства при подборе персонала - это анализ и отбор кандидатов из числа всех возможных на рынке в данный момент.
В следующем разделе данной бакалаврской работы будут рассмотрены виды кадровых агентств и ключевые тенденции их развития.
1.2 Виды рекрутинговых агентств. Развитие рекрутинговых агентств. Кадровый консалтинг
Успех деятельности рекрутинговых агентств определяется наличием квалифицированного персонала в штате агентства, устойчивых связей с работодателями, базы данных по кандидатам, использованием передовых технологий работы.
Главное конкурентное преимущество рекрутингового агентства обеспечивает его персонал. Уровень агентства определяется уровнем специалистов, работающих в нем, а постоянное повышение профессионального уровня сотрудников – залог повышения качества работы агентства в целом. Если раньше приоритетом ведущих кадровых агентств были технологии и эксклюзивные заказы, то сейчас фокус перемещается на систему подготовки рекрутеров.
База данных по кандидатам развивается по мере поступления заказов от работодателей. Так, каждый массовый заказ (например, на менеджера по продажам) приносит множество новых резюме. От качества базы зависит, как долго компания сможет продержаться на рынке, найдет ли постоянных заказчиков.
Не меньшая роль отводится выбору технологии подбора и ценовой ниши. В соответствии с технологией подбора и уровнем цен за услуги выделяют четыре типа агентств по подбору персонала: классические агентства Executive Search, кадровые агентства Selection Recruitment, кадровые агентства Selection Recruitment и Executive Search, скрининговые (поверхностные) агентства. Рассмотрим каждый из типов указанных агентств более подробно.
Классические агентства Executive Search. В основном это российские представительства известных западных агентств, специализирующихся по данному направлению. Словосочетанием Executive Search (дословно «поиск руководителей») также обозначают метод поиска и разновидность самой услуги по подбору управленческих кадров, в отличие от традиционного рекрутмента. В русском языке пока нет общепринятого эквивалента этому термину, метод работы таких агентств часто называют прямым, целевым или целенаправленным поиском. Подбор управленцев высшего звена имеет свою специфику: высшие менеджеры не склонны искать работу посредством агентств; они редко бывают без работы. Поэтому их подбор практически всегда сопряжен с процессом «переманивания» из их старой фирмы, которая будет препятствовать переходу. Данная категория менеджеров имеет сверхценность для своей компании. Они являются носителями управленческой и коммерческой информации, кардинально влияют на жизнь фирмы в целом. Вследствие сложности данного вида работ, это наиболее высокооплачиваемая область рекрутинга.
Агентства Executive Search подбирают топ – менеджеров и «ключевой» персонал. В штате агентств могут работать иностранные консультанты Executive Search, а сотрудники проходят зарубежную стажировку. Стоимость услуг составляет 30-35 % от годового оклада специалиста, срок подбора - не менее 2-6 месяцев (в некоторых случаях около 1 года). Представляют одного-двух кандидатов. Оплата услуг осуществляется в три этапа при частичной предоплате (которая не возвращается) и оплате дополнительных расходов. Вероятность нахождения кандидата более 60 %. Гарантийное сопровождение специалиста не менее 6 месяцев. Из общего числа агентств по подбору персонала агентств Executive Search около 5 %.
Кадровые агентства Selection Recruitment. Такие агентства подбирают менеджеров высшего и среднего звена и линейных специалистов. В работе используют методы классического рекрутмента: имеют собственную базу данных, размещают объявления в СМИ и на сайтах Интернета. Проводят интервью с кандидатами в агентстве с целью определения их деловой компетенции, личностных качеств и мотивации. Результат подбора зависит от опытности рекрутеров и содержания базы данных кандидатов. Стоимость подбора составляет 1,5-2 зарплаты будущего сотрудника. Время выполнения заказа 1-4 недели, представляют 3-5 кандидатов. В среднем вероятность нахождения нужных специалистов составляет около 60 %. Гарантийное сопровождение подобранного специалиста в течение 3 месяцев. В случае необходимости производят бесплатно однократную замену специалиста. Так работают около 55 % агентств.
Кадровые агентства Selection Recruitment и Executive Search. В качестве основных методов подбора специалистов выделяют классический рекрутмент и прямой поиск. Пройдя обучение у западных рекрутеров и накопив собственный опыт за длительный период работы на рынке, эти агентства используют улучшенные технологии поиска и обширную базу данных специалистов. В их штате работают высококвалифицированные консультанты, эксперты соответствующих сегментов рынка. Стоимость услуг таких агентств составляет 25-33 % от годового дохода специалиста. Агентства Selection Recruitment и Executive Search тщательно прорабатывают заказ, проводят структурированное интервью с кандидатами. Представляют от одного - двух до пяти претендентов на должность, срок подбора от 1,5 до 6 месяцев в зависимости от уровня вакансии. Осуществляют однократную замену. Вероятность нахождения нужного специалиста более 60 %. Срок гарантированного сопровождения на подобранных специалистов составляет от 3 до 6 месяцев. Таких агентств около 10 %.
Скрининговые (поверхностные) агентства. Эксперты выделяют еще один вид кадровых агентств, которые занимаются так называемым «первичным подбором» персонала, в основном низшего и среднего звена, по формальным признакам (возраст, пол, образование, стаж). Формируют базу данных кандидатов с помощью резюме, размещенных в Интернете и присылаемых в ответ на объявления о вакансиях на «работных» сайтах и в специализированных СМИ. Селекцией (отбором) клиентов не занимаются, в работу берут практически любые вакансии, независимо от сегмента рынка, уровня вакансии, специализации. Интервью с кандидатами на вакансии чаще всего не проводят, просто рассылают большое количество резюме кандидатов работодателям. В результате отбор кандидатов на вакансии возлагается на самого заказчика. Работают, как правило, за один оклад специалиста и даже меньше. Их заказчиками обычно являются небольшие компании, которым «не по карману» услуги агентств, работающих более качественно. Уровень профессиональной подготовки рекрутеров в скрининговых агентствах довольно низкий, высока текучка кадров в самих агентствах, «закрываемость» вакансий не более 5-20 %. Однако так работают около 30 % агентств. Это весьма слабые агентства, и на современном рынке они не конкурентоспособны.
Итак, можно сделать вывод, что кадровые агентства имеют свою четкую специализацию, отличную друг от друга. От чего, в свою очередь, зависит эффективность их деятельности на рынке рекрутинговых услуг.
При подборе персонала кадровое агентство может предложить такую услугу как кадровый консалтинг.
Консалтинг - это особая форма работы тренера-консультанта с организациями, которая выражается в том, что внешний, то есть независимый, консультант, специалист в том или ином вопросе, работает с компанией, помогая руководству компании самостоятельно найти выход из создавшихся проблемных ситуаций или найти новые перспективы роста. Предпочтительно, если консалтингу предшествует минимальный аудит для выяснения основных проблем и источников проблем организации.
Организация может, как обратиться за консалтингом по всем направлениям, так и выбрать любой отдельный пункт из программы каждого направления консалтинговых услуг.
При кадровом консалтинге кадровое агентство проводит профессиональную экспертизу вакансий, предоставляет заказчику консультации по различным аспектам кадровой политики, предоставляет информацию о ситуации на рынке труда, производит тестирование профессиональных навыков соискателей на вакансии и оценивает персонал фирмы.
Специалисты кадрового агентства могут проанализировать ситуацию на предприятии, в фирме и дать конкретные рекомендации, предложения оптимального способа решения кадровых задач.
При кадровом консалтинге оказываются следующие услуги:
– оценка персонала, тестирование кандидатов по заказу работодателя;
– любые исследования на кадровом рынке:
– сколько стоит специалист на рынке труда;
– какие системы оплаты труда и мотивации используют конкуренты;
– как построена организационная структура отделов, предприятий и фирм;
– юридические консультации по трудовому, налоговому, гражданскому законодательству;
– адресный подбор персонала под личность руководителя;
– кадровый аудит: комплексная диагностика, оценка персонала предприятиям различными методами;
– разработка оптимальной организационной структуры предприятием;
– оформление д
