Сегодня при открытии ресторана уже ни у кого не возникает вопросов о необходимости установки учетной программы. Однако начинающие рестораторы могут подразумевать под словами «учетная программа» совершенно различные вещи. Как правило, имеется в виду программа автоматизации процесса обслуживания клиентов и сбора итогов продаж. Данный класс программ называется фронт-офис. Такие программы выдают детальную и развернутую статистику по объемам продаж, посещаемости, загруженности столиков, объемам предоставленных скидок, хранят персональную информацию о клиентах, позволяют накапливать скидки и пр.
Однако фронт-офис отражает только доходы бизнеса, а ведь нужно еще списать ингредиенты, посчитать себестоимость блюд и прибыль от их продаж. Программы для решения таких задач, как правило, называются бэк-офисом. Большинство бэк-офисных систем позволят рассчитать себестоимость, контролировать складские остатки и взаиморасчеты с поставщиками. Многие рестораторы так и называют эти программы складскими.
На сегодняшний день перед рестораторами стоят и иные задачи. Для обеспечения конкурентоспособной деятельности предприятия ресторатору приходится:
- Вникать во все проблемы, возникающие в процессе работы, оперативно находить пути их решения.
- Контролировать персонал практически на всех участках, начиная от управления залом и заканчивая бухгалтерией.
- Разбираться в информационных технологиях.
- Следить за изменениями в законодательстве.
- Обладать знанием бухгалтерского учета.
- Уметь собирать, консолидировать и анализировать информацию из множества разрозненных источников.
В совокупности он сталкивается с такими проблемами отрасли, как:
- Дефицит помещений.
- Аренда.
- Низкая квалификация и текучка персонала.
- Воровство персонала.
- Несовершенство законов.
- Низкая культура потребления и обслуживания.
У ресторатора не хватает времени на управление рестораном.
Бессистемное отвлечение ресторатора на решение спонтанно возникающих проблем, связанных с оперативным управлением, пагубно влияет как на качество предлагаемых рестораном услуг, так и на эффективность бизнеса.
Решить или снять остроту озвученных проблем возможно при постановке управленческого учета на предприятии и внедрении современной комплексной системы автоматизации.
Для автоматизации управленческого учета в ресторане необходимо определить перечень решаемых задач.
Задачи управленческого учета:
- Полное отражение всех хозяйственных операций связанных с деятельностью предприятия.
- Оперативное предоставление этой информации руководству предприятия в максимально удобном виде.
Однако для того, чтобы автоматизировать что-то, необходимо создать сам объект. Иными словами, без постановки управленческого учета нельзя его и автоматизировать. Постановка управленческого учета дает ресторатору:
- Возможность оперативно и объективно оценивать качество управления компанией на основании стандартизованной отчетности.
- Возможность своевременного обнаружения собственниками признаков злоупотреблений и неоправданных затрат.
- Увеличение «прозрачности» предприятия (возможность проследить происхождение любой итоговой суммы непосредственно до хозяйственных операций, которые повлияли на формирование этой суммы).
Оперативное формирование управленческой отчетности:
- Управленческого баланса.
- Отчета о доходах и расходах.
- Движение денежных средств.
Все это делает предприятие более привлекательным для потенциальных инвесторов и банковских структур.
Для поддержания работоспособности и дальнейшего развития поставленной системы управленческого учета необходимы:
- Качественная информационная поддержка.
- Привлечение талантливых профессиональных сотрудников.
Учет в ресторане имеет свою специфику — сам вид деятельности здесь предполагает сочетание производства и торговли. И этот процесс отражается именно в складском учете. Чтобы представить всю сложность задачи, достаточно перечислить объекты и участки для учета движения товаров.
Объекты товародвижения:
- Товары, закупаемые с целью продажи; они же иногда являются и сырьем для производства. Например, алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей.
- Полуфабрикаты, результат производства, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продажи.
- Блюда и полуфабрикаты — результат производства и объект продажи.
Участки товародвижения:
- Непосредственно склад, где ответственное лицо — кладовщик, принимающий товары от внешних поставщиков и по мере необходимости выдающий их на кухню и в бар.
- Производство, где ответственным лицом является технолог или шеф-повар.
- Место розничной торговли: бар, где ответственный — бармен.
Однако для успешной деятельности ресторана необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья. По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.
Важнейшая задача для предприятий, особенно тех, что работают в сфере услуг, удержать старых клиентов и превратить новых клиентов в лояльных. Действительно, люди предпочитают ходить к своему постоянному парикмахеру и в проверенный фитнес-клуб, цена же зачастую отходит на второй план. Поэтому основные усилия предприятия сферы услуг вкладывают в работу с клиентами, придумывая привлекательные мотивационные программы и постоянно повышая уровень сервиса.
Внедрение системы автоматизации позволит обеспечить нужную информационную поддержку и высвободить часть времени у управленческих кадров. Следствие – оптимизация затрат и увеличение эффективности работы предприятия.
