Система электронного документооборота — это автоматизированная система, цель которой заключается в постоянном сопровождении процесса управления организацией и контроле за выполнением ее обязательных функций.
Основные понятия электронного документооборота
- Документооборот — это движение документа между его автором и исполнителями по информационным технологическим цепочкам. Цель данного процесса заключается в проведении учета и контроля, в полном информировании всех сторон.\
- Электронный документ — это документ, представленный в электронном виде, доступном для восприятия пользователя. Электронный документ может подписываться электронной подписью и сохранен на электронных носителях в виде файла соответствующего формата.
- Машиночитаемый документ — то документ пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.
- Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, являющейся средством защиты информации, обеспечивающая возможность контроля и подтверждения подлинности электронного документа.
Классификация систем электронного документооборота
Универсальные системы электронного документооборота
- Стандартный набор функций
- Невозможность полного удовлетворения потребностей конкретной организации
- Низкие временные затраты на приобретение и установку
- Относительно низкая стоимость
- Необходимость получения лицензии
Индивидуально разрабатываемые системы электронного документооборота
- Максимально персонифицированная система
- Большие временные затраты
- Высокая стоимость разработки
- Сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, посылку нового оборудования и программного обеспечения
Комбинированные системы электронного документооборота
- Базовая платформа, к которой разрабатываются дополнительные модули
- Полное соответствие нуждам предприятия
- Стоимость включает цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа
- Простота освоения и использования
- Полная локализация
- Удобный интерфейс
- Взаимодействие с существующими офисными приложениями
Рынок систем электронного документооборота в России
Лидером по количеству реализованных проектов внедрения систем электронного документооборота является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы»
К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке, внедрение EMC Documentum в Ростелекоме и проект по внедрению DocsVision в Сбербанке.
