Система Электронного Документооборота PayDox включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия, контроля исполнения и хранения документов, а также ориентирована на работу с платежными документами — ведение и учет платежных документов, создание отчетов о платежных балансах по договорам. Администраторы системы и продвинутые пользователи могут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов.
Систему электронного документооборота PayDox выбирают организации, которым нужен гарантированный успешный результат в сжатые сроки. Система PayDox помогает предприятию: структурировать и оптимизировать бизнес-процессы( Под бизнес-процессом в системе PayDox понимается последовательность шагов (элементов бизнес-процесса, activities), состоящих из определенных работ, документов или задач.
Функциональные модули системы
Рис 1. Функциональные возможности системы
Основные возможности системы:
• Система поддерживает как полный набор функций в соответствии с требованиями российского делопроизводства, так и широкую функциональность по управлению платежными документами, договорами, проектами, задачами и поручениями.
• Расширенное управление документами, задачами и поручениями
• Оn-line монитор, позволяющий в режиме реального времени получать информацию о текущей деятельности сотрудников с документами и поручениями
• Построение отчетности по любым реквизитам документов в любых разрезах — за период, по контрагенту, по сотруднику, по подразделению компании, по виду деятельности или категории документа
• Календарное планирование. Календарь Событий позволяет планировать и контролировать загрузку сотрудников, визульно просматривать любой период времени и связанные с ним события — поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки. Календарь Событий интегрирован с документооборотом — даты поступления, утверждения и исполнения документов вместе с ссылками на карточки этих документов автоматически отражаются в Календаре.
Используемые технологии защиты не усложняют работу пользователя и не отягощают сложными процедурами
- Защита передаваемых по компьютерной сети данных
с использованием средств криптографии, как в западных компаниях - Разграничение доступа пользователей к документам по уровню
конфиденциальности, подразделению, виду деятельности, налоговому или
управленческому документообороту - Предоставление пользователю автоматически контролируемого доступа
к документам на заданный период - Хранение всех электронных документов на центральном сервере системы,
а не на компьютерах пользователей - Применение электронно-цифровой подписи
- Создание контролируемых копий документов, основное назначение которых –
не допустить бесконтрольное распространение (утечку) информации (в системе
сохраняется информация о том, кто и когда получил контролируемую копию) Конфигурации системы — это сформированные или предустановленные варианты функционирования системы для разных типов функциональности или разных категорий пользователей. Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных видов приложений или разных ролей пользователей. С помощью конфигураций системы можно создавать собственные приложения на платформе PayDox для решения самых разнообразных задач, связанных с обработкой документов, а также формировать различные рабочие места системы электронного документооборота для различных групп пользователей.
Переключение между доступными конфигурациями системы пользователи могут осуществить простым выбором в выпадающем списке «Конфигурация»в левом меню любой страницыКонфигурацию удобно использовать для работы сотрудников, которые занимаются регистрацией входящей и исходящей документации. - Функциональные возможности конфигурации:
- Создание карточек документов
- Поиск документов в системе
- Календарь событий по документам
- Учет и регистрация входящих и исходящих документов
- Контроль утверждения и исполнения документов
- Создание и контроль резолюций по документам
Рис 2. Конфигурация «Канцелярия»
Самыми известными пользователями системы являются:
Рис 3. Клиенты, использующие систему PayDox
При разработке статьи был использован материал с сайта http://www.paydox.ru/
