Сравнение Яндекс.Диск с корпоративным софтом для управления медиаконтентом.

По прогнозам Keypoint Intelligence, в 2020 году человечество произведёт 1,4 триллиона фотографий — это на 120 млрд больше, чем в 2019 году. По тем же данным сегодня человечество хранит около 7,3 трлн фото — на 14,2% больше, чем было в 2019 году.

В 2019 году мы начали разработку платформы для управления цифровыми активами (корпоративной медиабиблиотекой) Picvario, прошли отбор в акселератор Startup 500 и Сбербанка, и привлекли инвестиции от последнего.

В мире подобные платформы называются Digital Asset Management Software или Системы Управления Цифровыми Активами (далее DAM-системы).

В США рынок DAM-систем растёт на 30% в год, в 2019 году оценивался в $1,6 млрд, но в России термин мало кому знаком, сформированного рынка подобных решений нет, а запрос существует — в компаниях до сих пор хранят фото в папках на внешних жёстких дисках и для поддержки всей системы нанимают отдельных сотрудников, которые следят за структурой, дублями и ищут нужные кадры. На западе так перестали делать уже лет 10 назад.

В Яндекс.Диск можно загружать файлы через браузер, десктоп или мобильное приложение. Версии софта есть для всех популярных ОС.

В документации компания пишет о неприятном ограничении: максимальный размер одного файла 50 GB. Это может стать проблемой для компаний, которые занимаются производством видео.

В Диске можно открыть доступ к файлам по ссылке, но сам Яндекс пишет об ограничении на количество скачиваний в сутки — сколько раз можно качать не уточняют. Скачивать можно только публичные папки, в которых меньше 500 файлов или папки размером до 5 GB. Всё, что больше — сохраняйте на свой Диск.

В DAM-системы также можно загружать фото или видео через браузер или десктоп-приложение, но перед загрузкой есть возможность заполнить или отредактировать поля метаданных. Почему это важно поговорим ниже.

В DAM нет ограничений на размер загружаемых и скачиваемых файлов. Можно создавать сколько угодно публичных ссылок и раздавать доступ разным группам пользователей с разными правами: просмотр, скачивание, экспорт, удаление и т.д.

Яндекс.Диск создавался как сервис для хранения файлов. В своей бизнес-версии, они не добавили никакого нового функционала, кроме возможности оплатить место сотрудников через юрлицо и приоритетной техподдержки. В этом нет ничего плохого, он отлично справляется со своей задачей — хранение и передача файлов между устройствами.

DAM-системы созданы для других целей. Они настраиваются под бизнес-процессы компании и подходят именно для ежедневной работы с медиафайлами: загрузка, описание, организация, быстрый поиск, распространение.

Интерфейс и организация контента

Интерфейс облачных хранилищ напоминает работу с файлами в операционной системе Windows: можно создавать бесконечное количество папок и складывать туда файлы.

Для фото и видео есть альбомы. К файлам, папкам и альбомам можно открывать доступ по ссылке, скачивать или сохранять себе на диск.

Есть стандартная сортировка по имени, типу и размеру — всё, как в Windows и MacOS. Можно просматривать последние файлы, файлы с открытым общим доступом и историю изменений. Есть корзина и архив.

Такой интерфейс отлично подходит, когда вы храните разные типы файлов: PDF, Word-документы или. zip-архивы.

DAM-система — это платформа для работы именно с медиаконтентом: фото, видео, иллюстрации, презентации, чертежи и т.п. Их пользователям важна возможность быстрого предпросмотра, поэтому большую часть экрана занимают превью.

В DAM для организации используются смарт-папки. Ещё их можно назвать галереи или коллекции. В них файлы можно объединять по общим признакам — теги, ключевые слова или метаданные.

Смарт-папки отличаются от обычных папок тем, что чтобы поместить туда файл, его не нужно дублировать. Один актив может находиться одновременно в нескольких коллекциях. Они очень похожи на альбомы — их можно открывать для сотрудников, скачивать, добавлять или удалять цифровые активы.

Интерфейс DAM-систем по-умолчанию делает акцент на визуальную часть, чтобы менеджеры и фотографы могли быстрее найти нужный актив.

Превью создаётся и для больших файлов — с помощью функционала проксирования можно организовать предпросмотр даже для исходников фильмов, которые весят более 50 GB, не скачивая их целиком.

Нет смысла спорить какой интерфейс удобнее, когда они призваны решать разные задачи. Структура файлов и папок в облачных сервисах отлично подходит для хранения разных типов файлов.

В интерфейсе DAM удобнее работать именно с медиаконтентом — фото и видео. Если вашей компании нужен сервис для хранения договоров, коммерческих предложений, регламентов и PDF-презентаций, Яндекс.Диск подходит лучше.

Метаданные и редактирование файлов

У каждого цифрового актива помимо визуальной части есть метаданные — это набор полей со служебной информацией: описание, ключевые слова, модель камеры, геолокация и т.д.

Метаданные — очень важный инструмент. С их помощью описывают, что изображено на фото. В метаданные пишется дата снимка, автор, авторские права и другая информация.

Главное преимущество работы с заполненными метаданными — можно быстро найти нужный файл и получить дополнительную информацию о нём. Если у вас есть 10 000 случайных фото, нужное можно найти, просто написав в поиск ключевые слова или имя автора.

И облачные хранилища и DAM-системы умеют искать по метаданным. В справке Яндекс.Диска написано, что он может искать только по EXIF метаданным, куда записывается техническая информация: модель камеры, локация, дата и время съёмки и другие.