Оптимизации современного бизнес-процесса за счет методов реализации системы электронного документооборота

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Организация и внедрение систем электронного документооборота (СЭД) – один из самых популярных проектов в области информационных технологий. Внедрение этих систем должно привести к ускорению документооборота, снижению затрат на работу с бумажными документами (затраты на бумагу, копирование, доставку), сокращению времени поиска документов, повышению производительности труда и т.д. Каждое предприятие стремится обладать максимальным количеством конкретных показателей, рассчитываемых на основе реальных данных, а информации о том, как их получить и откуда взять данные для их расчета, как правило, недостаточно.

Методики расчета эффекта от внедрения уникальны для каждой организации, проводящей подобную оценку. Рассмотрим некоторые практические подходы, которые могут быть использованы для подсчета эффекта от внедрения систем электронного документооборота.

В нашем случае рационально оценивать только реально внедренную систему. Если внедрение не закончено или прошло неудачно, то скорее всего эффект будет низким или вообще будет отсутствовать. Поэтому, прежде чем рассчитывать отдачу от проекта, нужно понять, действительно ли система внедрена и полноценно вписалась в повседневную работу предприятия.

Основными показателями, которые могут использоваться для оценки качества внедрения, являются:

1. Отношение количества электронных документов, созданных в системе, к фактическому количеству карточек регистрации бумажных документов. При внедрении все входящие документы должны переводиться в электронный вид, а исходящие — сразу создаваться в системе. Итак, если отношение количества электронных документов к количеству карточек регистрации бумажных документов меньшее 100%, то это говорит о том, что часть документов обрабатывается только в бумажном виде. В реальности же в  компаниях с большим внешним документооборотом этот показатель близок к 200%, а в компаниях, где объем внутреннего документооборота существенно превышает объем внешнего, этот показатель может приближаться к 1000%.

2. Охват сотрудников. Отношение количества фактических пользователей системы к общему количеству технических работников, чья деятельность связана с документами, должно приближаться к 100%.

3. Отношение числа документов, имеющих электронно-цифровую подпись, к числу исходящих карточек регистрации. Значение показателя больше 100% означает, что удалось сократить число подписываемых, а значит печатаемых и сканируемых бумажных документов. Ведь достичь такого значения возможно лишь в том случае, когда часть документов остается только в электронном виде и в бумажный не переводится, и, следовательно, не требует заведения карточек регистрации.

4. Интеграция с существующими системами. Это показатель внедрения и показатель уровня квалификации предприятия, так как не все системы легко могут быть интегрированы.

Перечисленные показатели наглядно демонстрируют эффект от внедрения системы электронного документооборота. Если система большинству заданных критериев не отвечает, то скорее всего эффект от нее получен не будет. Но важно учитывать, что эффект повышается с ростом масштабов проекта.

Оценивать можно прямой экономический эффект (увеличение прибыли или сокращение затрат за вычетом затрат на систему и внедрение) и косвенный (показатели, в денежном выражении не измеряющиеся, но влияющие на получение прямого эффекта), который может отражать степень достижения запланированных результатов. Показатели для оценки могут быть качественными и количественными.

One thought on “Оптимизации современного бизнес-процесса за счет методов реализации системы электронного документооборота

  1. В статье упоминалось о том, что положительный эффект достигается с ростом масштабов проекта, а стоит ли вводить такие системы на малые предприятия, по скольку результат не будет столь оптимистичным?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *