Деятельность различных организаций на данный момент связана с обработкой и использованием большого количества данных: внутренней документации, БД клиентов, договоров и многого другого. Именно поэтому все чаще возникает проблема поиска места для хранения этой информации. Для многих компаний оптимальным решением является применение облачных сервисов. Рассмотрим, что представляет собой облако для бизнеса, какие преимущества имеет эта технология и какие хранилища существуют.
Что такое cloud-сервис
Облачное хранилище данных, или cloud storage – это место, предназначенное для онлайн-хранения данных. Информация изолированно сохраняется на удаленном сервере, доступ к ней обеспечивается при помощи интернета. Чаще всего серверы управляются сторонними провайдерами, однако можно использовать собственные серверы и создавать частные облачные сервисы.
Многие слышали о различных онлайн-хранилищах для данных. К их числу относятся всем известные Google One, Dropbox, Microsoft OneDrive. Эти сервисы чаще всего используются рядовыми пользователями, однако мало подходят для крупных организаций. Компании, в свою очередь, применяют специализированные решения, позволяющие хранить большой объем данных и имеющие масштабируемую инфраструктуру.
Принцип работы
Для создания простого облачного хранилища достаточно одного сервера, подключенного к интернету. Пользователи могут загружать собственные файлы на сервер, редактировать их и выгружать обратно. Для выполнения всех действий хватает простого веб-интерфейса.
Cloud storage для бизнеса строится из сотни или даже тысячи серверов, так как требуется обеспечить резервное копирование данных и работу сервиса на случай сбоев.
Облачное хранилище предоставляет бизнесу следующие возможности:
· Загружать и передавать различные файлы;
· Редактировать документы с любого устройства;
· Обеспечивать коммуникацию между разными отделами фирмы;
· Распределять файлы и создавать архив со сложной структурой;
· Выполнять резервные копии данных.
Современные облачные провайдеры используют принцип территориального распределения центров обработки данных. Это позволяет избежать проблем с работой облака во время чрезвычайных ситуаций.
Критерии выбора облака для бизнеса
При выборе хранилища в первую очередь стоит учесть особенности документооборота вашей компании. Если у вас фирма с небольшим количеством данных, то лучше выбрать публичное облако. Создание частного облачного сервиса достаточно затратная процедура, поэтому для малого и среднего бизнеса будет нерентабельной.
Если вы выбираете публичное облако, обратите внимание на тарифные планы, предоставляемый объем и используемые средства для надежности и безопасности. Лучше всего, если в сервисе предоставляется бесплатный пробный период и вы можете оценить имеющийся функционал и его удобство. Выбирайте хранилище, позволяющее просматривать и редактировать файлы на устройствах разного типа. Также обратите внимание на то, позволяет ли система работать с файлом сразу нескольким пользователям.
Также оцените следующие характеристики сервиса:
· Уровень надежности и безопасности.
· Условия и стоимость использования.
· Поддержка версионности файлов.
· Создание резервных копий.
· Наличие технической поддержки.
· Интуитивный и удобный интерфейс.
Разница между бесплатным и платным сервисом
Для многих не до конца понятна разница между бесплатными и платными хранилищами. Функционал таких сервисов имеет много общего, однако в бесплатном варианте чаще всего встречаются следующие ограничения:
· Небольшой функционал (или его отсутствие) для корпоративного использования. Так как целевым сегментом бесплатных хранилищ являются обычные пользователи, такие облака просто не заточены под корпоративных клиентов. В итоге отсутствуют функции интеграции с различными приложениями, нет функционала для обеспечения информационной безопасности.
· Ограничение объема. Бесплатная подписка на облако предполагает ограниченный размер хранилища, обычно не более 20 Гб. Такого облака будет недостаточно даже для малого бизнеса.
· Безопасность данных. В бесплатных сервисах в договоре обычно присутствует пункт о предоставлении третьим лицам доступа к вашей информации в случаях, предусмотренных законом. В платных хранилищах есть разграничение уровней доступа, что гарантирует большую надежность данных.
· Отсутствие интеграции с информационными системами. Платные провайдеры обеспечивают интеграцию с CRM, ERP и СЭД. Передача информации в необходимые сервисы происходит в автоматическом режиме.
· Синхронизация между устройствами. Для быстрого решения рабочих задач необходим доступ к файлам с любых устройств: стационарных компьютеров, ноутбуков, планшетов, смартфонов. Постоянный доступ к актуальным файлам обеспечивают в основном только платные облачные решения.
Так что если вы хотите использовать облако для интеграции в бизнес-процессы и вам требуется максимальная безопасность данных, то стоит использовать платные хранилища. Бесплатные сервисы подойдут в качестве «виртуальной флешки».
Самое важное при выборе cloud storage – это четко понимать, зачем оно требуется, какие файлы в нем будут храниться и как будет осуществляться доступ сотрудников к информации. Именно это позволит подобрать сервис, максимально удовлетворяющий нуждам компании.
